Accompagnement des organismes de formation
Organismes de formation, Qualiopi et le RGPD
Depuis 2018, les organismes de formation doivent se conformer et être certifiés selon le référentiel national Qualiopi. Ce référentiel atteste de la qualité du processus de formation et permet aux formations délivrées par l’organisme d’être financées par les opérateurs de compétences.
Depuis 2018, vous devez également vous conformer au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), qui vise à encadrer les utilisations de données personnelles.
En tant qu’organisme de formation, vous devez particulièrement veiller à encadrer l’utilisation des données de vos stagiaires (personnes formées). En effet, en respectant les exigences du référentiel Qualiopi, vous êtes amenés à les utiliser dans le cadre :
- Du recueil du besoin,
- De l’organisation de la formation (Convention de formation, envoi des convocations),
- De la prise en compte des handicap (Recueil des besoins liés à l’accessibilité),
- Du contrôle de l’assiduité (Feuilles d’émargement, attestations de présence),
- De l’évaluation de la formation (Fiches d’évaluation, retour de l’employeur et du financeur)
- De la procédure de réclamation…
Dans le cadre de votre activité, vous allez également être amenés à collecter des informations concernant les formateurs : ces données doivent être protégées au même titre que celles des stagiaires. Au-delà de vos actions de formation, pensez également à encadrer toute utilisation de données personnelles dans l’entreprise, dans le cadre de la gestion des ressources humaines et des activités marketing-commercial notamment.
Lorsque vous dispensez des formations à distance ou sous des formats tels que l’e-learning, vous devrez également faire attention au choix de vos prestataires, en termes de sécurité et de conformité. La relation avec ces prestataires devra être encadrée par des clauses spécifiques, et si l’hébergement est réalisé par une entreprise située en dehors de l’Union Européenne, des obligations particulières s’y ajouteront. Ces règles s’appliquent également aux solutions type LMS (Learning Managment System).
Empreinte Digitale vous accompagne
En tant qu’organisme de formation, Empreinte Digitale s’est intéressée dès 2018 à l’articulation du RGPD et du référentiel Qualiopi pour parvenir à encadrer son process de formation. Depuis, nous avons accompagné plusieurs organismes de formation dans leur mise en conformité au RGPD.
Diagnostic, accompagnement, service de DPO externalisé : rendez-vous sur notre page Mise en conformité au RGPD ou contactez-nous pour discuter de vos besoins.
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